Bagaimana Menyusun Rencana Strategis Organisasi Sosial?

Tag:, , , , ,

Categories: Materi

Bagaimana Menyusun Rencana Strategis Organisasi Sosial?

Sebelum kita membicarakan tentang perencanaan strategis sebuah organisasi sosial, maka yang harus diperjelas terlebih dahulu adalah mengapa organisasi ini di bentuk?.

Jika kita berbicara tentang perencanaan strategis organisasi sosial itu artinya kita membicarakan siklus dan fungsi didalam manajemen organisasi.

siklus dan Fungsi Manajemen Organisasi

Hal tersebut diatas adalah hal yang lumrah dalam siklus management organisasi. Kemudian pertanyaannya, dimana letak perencanaan strategis? karena planning merupakan instrument dari perencanaan maka posisi perencanaan strategis ada dalam planning.

Mengapa Perlu Rencana Strategis?

Setiap organisasi pasti memiliki tujuan yang ingin dicapainya, sehingga organisasi tersebut harus berupaya untuk mewujudkannya melalui perencanaan. Beberpa hal terkait perlunya sebuah perencanaan diantaranya:

  • Organisasi didirikan memiliki latar belakang dan tujuan
  • Organisasi Sosial beda karakteristik dengan organisasi bisnis dan pemerintahan
  • Perencanaan memegang fungsi penting dalam menentukan arah organisasi, bagaimana sumberdaya dikelola dan tantangan ke depan
  • Perencanaan strategis adalah instrumen untuk memberi arah dan paduan bagi pengelolaan organisasi pada  jangka menengah (panjang) pada masa datang

Penggunaan Perencanaan Strategis

Ada Trend bahwa jika sebuah organisasi tidak melakukan perencanaan strategis seperti ketinggalan. Oleh karenanya, ada dan tidak adanya perencanaan strategis adalah tolak ukur atas kematangan dari organisasi tersebut. Artinya alat ini cukup efektif dalam dinamika sosial organisasi pada saat ini. Perencanaaan strategis selain instrument perencanaan, sekaligus juga merupakan alat analysis untuk melihat dinamika internal dan eksternal organisasi dalam upaya akuntabilitas.

Dalam penyusunan perencanaan strategis organisasi banyak sekali versi turunannya, Tetapi prinsip-prinsipnya sama meliputi ; apa itu misi, definisi, elemen-elemen apa yang digunakan, apa tahapan yang dilakukan dan Jadinya seperti apa. Yang berbeda adalah alat-alat analysisnya, karena disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik organisasi tersebut, sehingga menghasilkan sebuah dokumen perencanaan. Berbicara mengenai dokumen, yang tidak kalah pentingnya adalah bagaimana proses perencanaan menjadi sebuah dokumen melibatkan seluruh elemen organisasi dalam membangun kesepakatan.

Bahaya Perencanaan Strategis

  • Sekedar instrumental, bukan proses partisipasi
  • Sekedar dokumen, syarat administratif
  • Terburu buru, pengin cepat selesai
  • Kurang peka terhadap dinamika perkembangan
  • Tidak fleksibel dan kaku
  • Asal renstra, logika proses dan hasil tak runut
  • Alat kekuasaan elit organisasi

Elemen Perencanaan strategis

  1. Perumusan/Klarifikasi Kebijakan Dasar Organisasi
    • Visi dan misi, prinsip dan nilai, posisi dan peran, tujuan
  2. Analisis Eksternal dan Internal
    • Analisis SWOT

 Analisis SWOT

  1. Perumusan Strategi Dasar Organisasi
    • Fokus area, sasaran intervensi, instrumen intervensi, pola pendekatan

 Penyusunan Strategi Dasar

    • Struktur pengelolaan organisasi
  1. Penyusunan Program Utama
    • Logframe Program

 Matrik LogFrame

    • Rencana Pembiayaan

Pelajaran dari Lapangan

  • Proses penyusunan renstra adalah pendekatan pengelolaan sosial bukan teknis/ administratif
  • Komunikasi , engagement, partisipasi, kemampuan mendengar menjadi kunci penting
  • Pahami definisi setiap elemen secara jelas dan berpikir dalam kerangka logis
  • Rekam dan catat
  • Peran fasilitator, sekaligus peneliti dan motivator
  • Komunikasi hasil dan feed back
  • Jangan takut mencoba

Perencanaan Strategis Organisasi

Perencanaan Strategis Organisasi

Perencanaan Strategis adalah perencanaan yang paling penting, dimana manajer mengarahkan detil operasi dari organisasi setelah menentukan tujuan dasar dan bagaimana cara mencapainya. Perencanaan Strategis telah menjadi kebutuhan yang tak dapat dipisahkan dalam pengelolaan manajemen. Mengetahui cara dalam pembuatan perencanaan strategis memberikan wawasan yang baik bagi semua lini manajer.

Anda perlu membuat sebuah rencana … sebuah rencana strategis. Ini adalah cetak-biru dari kegiatan, strategi dan rencana kerja bagi organisasi anda atau bisnis anda yang dirancang agar anda bisa meraih tujuan anda secara efisien, bijaksana, dan berbiaya efektif. Rencana Strategi sebaiknya dibuat dengan mengikuti pendekatan empat langkah sederhana:

a.      Membuat MISI

Misi adalah versi ringkas dari keseluruhan rencana anda. Misi harus merangkum dengan jelas siapa anda, apa tujuan yang ingin anda raih dan bagaimana anda akan melakukannya. Jangan terlalu panjang dan rumit. Seperti namanya, misi harus ringkas: sebuah ‘pernyataan’ .

b.      Mengidentifikasi TUJUAN (GOAL) yang akan membimbing anda kepada misi

Tujuan merupakan turunan dari misi. Segala sesuatu dalam misi yang menunjukkan organisasi anda harus ‘berada ditempat tertentu’ (mencapai hal pada tahap tertentu) selama jangka waktu tertentu membutuhkan tujuan. Contohnya, jika misi organisasi anda menyatakan bahwa organisasi akan menjadi ‘penyedia utama pelayanan jasa konsultasi di Indonesia’, maka salah satu tujuan anda seharusnya adalah ‘meningkatkan pasar jasa konsultasi menjadi X% pada tahun 20XX’.

c.      Menentukan SASARAN (OBJECTIVES) yang akan membantu anda meraih tujuan

Sasaran adalah sesuatu yang mendorong anda mencapai tujuan. Tanpa sasaran maka cita-cita anda hanya akan mengapung di angkasa dan tidak akan pernah tercapai. Sasaran menjadi cara untuk mencapai tujuan dan pada akhirnya mencapai misi anda.

d.      Membuat RENCANA KERJA yang mendorong anda mencapai sasaran

Rencana kerja tidak selalu tercantum dalam rencana strategi, tetapi pasti ada gunanya. Sayangnya, rencana kerja juga sangat menyita waktu. Sebuah rencana kerja adalah penjelasan terinci tentang kegiatan tertentu yang diperlukan untuk memenuhi sasaran yang direncanakan. Rencana kerja mencakup permasalahan tertentu dan pada dasarnya dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

  • Apa yang harus dikerjakan?
  • Bagaimana mengerjakannya?
  • Siapa yang akan mengerjakannya?
  • Kapan pekerjaan itu akan diselesaikan?

Rencana kerja harus bisa memenuhi kebutuhan sendiri secara nyata, misalnya anda harus bisa mengambil salah satu bagian rencana strategis dan menyerahkannya kepada seseorang yang mengetahui dengan tepat apa yang harus dikerjakan tanpa perlu melihat rencana strategis secara keseluruhan.

Pemikiran strategis jauh lebih merupakan proses intuitif atau perasaan dibandingkan perencanaan jangka panjang atau taktis. Pada awalnya yang penting adalah memperoleh kesatuan pendapat di antara anggota tim manajemen mengenai sifat dan lingkup bisnis anda, prinsip yang akan menjadi dasar operasi anda, dan arah yang akan anda tuju sebagai suatu organisasi. Jadi penekanannya bukan pada mempersoalkan cara mencapai hasil yang mungkin anda perlukan. Pemikiran strategis adalah arena untuk memimpikan masa depan tanpa harus dihambat oleh hal-hal praktis. Dengan kata lain, anda bukan saja diperbolehkan memproyeksikan seperti apakah bentuk organisasi anda di masa datang tanpa perlu mengkhawatirkan apakah hal itu bisa dilaksanakan, tetapi memang sikap semacam inilah yang diharapkan.

Sebagai permulaan, memberi batasan mengenai bagaimana menggunakan istilah nilai-nilai, misi, visi, dan strategi:

  1. Nilai-nilai mewakili pendirian filosofis manajer yang bertanggung jawab untuk menuntun organisasi anda meniti perjalanan yang berhasil. Sebagian dari nilai ini ada yang bersifat tetap, seperti sikap anda mengenai etika, kualitas, dan keselamatan. Nilai lain, seperti respons terhadap pelanggan, keberagaman produk/jasa, dan profitabilitas, bisa berubah pada suatu saat, bergantung pada sifat bisnis anda. Nilai berfungsi sebagai landasan pemikiran anda pada saat anda mengolah misi , visi, dan strategi.
  2. Misi adalah pernyataan yang menjelaskan konsep organisasi anda, sifat bisnis yang anda geluti, alasan keberadaan anda, pihak yang anda layani, dan prinsip serta nilai yang anda jadikan landasan untuk berbisnis.
  3. Visi adalah representasi dari apa yang anda yakini sebagai bentuk organisasi anda di masa depan dalam pandangan pelanggan, karyawan, pemilik, dan stakeholder penting lainnya. Pernyataan visi bisa tersendiri atau menjadi bagian dari pernyataan misi anda.
  4. Strategi menunjukkan arah yang harus dituju oleh organisasi anda, sebagai daya dorong, dan faktor utama lainnya yang akan membantu anda menentukan produk, jasa, dan pasar anda di masa depan.

Maksimal tiga pernyataan terpisah akan dihasilkan oleh proses pemikiran strategis: pernyataan misi, pernyataan visi, dan pemyataan strategis. Anda bisa berkesimpulan bahwa ketiga pemyataan ini dapat digabungkan menjadi dua atau bahkan satu pernyataan. Saya pernah menyaksikan organisasi yang mempunyai pernyataan sampai lima buah. Menurut penilaian saya hal seperti ini cenderung membingungkan ketimbang memperjelas posisi organisasi itu. Walaupun demikian, ada manfaatnya jika kita sebelumnya melihat nilai, misi, visi, dan strategi secara terpisah untuk mengetahui apa wawasan yang dapat diberikannya. Lalu anda dapat memutuskan apakah akan lebih menguntungkan jika anda mengkombinasikan beberapa di antaranya atau seluruhnya, atau membiarkannya tetap terpisah. Paling tidak, anda perlu mempunyai pernyataan misi yang menurut penilaian saya merupakan dokumen terpenting satu-satunya yang akan anda buat dalam proses perencanaan anda.

Ada bebrapa pola pendekatan dalam perencanaan strategis organisasi:

  1. Pendekatan Probabilitas Tinggi

Perencanaan menggunakan pendekatan probabilitas tinggi ditujukan langsung untuk menjamin tingkat keberhasilan yang bisa diterima dan juga tujuan organisasional dapat diukur

Keuntungan pendekatan probabilitas tinggi :

  1. Menghasilkan rencana yang tepat
  2. Perencana hanya memusatkan pada penemuan cara yang praktis untuk mendapatkan tingkat keberhasilan yang diinginkan

Kerugian pendekatan probabilitas tinggi : tidak mendorong rencana yg kreatif

  1. Pendekatan Maksimisasi

Perencana menggunakan pendekatan maksimisasi yang secara konstan menggunakan teknik kuantitatif dengan menggunakan model matematis

Melalui penggunaan model matematis, perencana pendekatan maksimisasi mencoba untuk :

  1. Meminimalisasi sumber daya yang digunakan untuk mendapatkan tingkat prestasi tertentu
  2. Memaksimumkan prestasi yang dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia
  3. Mendapatkan keseimbangan biaya dan manfaat yang terbaik

Keuntungan Pendekatan Maksimisasi : secara kontinyu menekankan pada pencapaian keuntungan potensial dari organisasi dan menggunakan teknik kuantitatif untuk mengembangkan rencana-rencana

Kerugian Pendekatan maksimisasi : memperlakukan seluruh komponen organisasi dapat dikualifikasikan dan diprediksi walau beberapa aspek organisasi tidak dapat diprediksi dan dikuantifikasikan (perilaku manusia)

  1. Pendekatan Adaptasi

Pendekatan Adaptasi menekankan pada perencanaan yang efektif dipusatkan untuk membantu organisasi menyesuaikan diri dengan variabel eksternal atau internal

Perencana yang menggunakan Pendekatan Adaptasi :

  1. Melihat perubahan organisasional yang tidak dapat dihindari
  2. Antisipasi pada perubahan masa depan
  3. Menentukan dan  menganalisa organisasional bagaimana memodifikasi organisasi ketika untuk berubah

Keuntungan Pendekatan Adaptasi : berfokus pada lingkungan eksternal dan internal organisasi untuk memprediksi perubahan organisasional

Kerugian Pendekatan Adaptasi : penekanan yang kurang pada tujuan organisasi sehingga analisa dan perubahan yang dihasilkan merupakan akhir perencanaan daripada sebagai alat mencapai keberhasilan.

Dari ketiga pola pendekatan diatas sebuah organisasi dapat menggunakannya sesuai dengan kebutuhan dan budaya organisasi tersebut dan pada level apa intervensi akan dilakukan.

Delapan langkah Pendekatan Perencanaan Strategis

DELAPAN LANGKAH  PENDEKATAN PERENCANAAN STRATEGIS

Kata Kunci :

Perencanaan strategis hanya akan bermanfaat apabila melalui proses perencanaan strategis ini mampu membentuk kemampuan berfikir dan bertindak secara strategis bagi orang-orang penting pengambil keputusan dalam suatu organisasi.

Perencanaan strategis bukanlah tujuan dalam perencanaan strategis itu sendiri, karena perencanaan strategis hanyalah merupakan kumpulan konsep untuk membantu para pemimpin membuat keputusan penting dan melakukan tindakan penting bagi keberlangsungan dan kejayaan organisasi.

Delapan Langkah Perencanaan Strategis:

  1. Memprakarsai dan menyepakati suatu proses perencanaan strategis;
  2. Mengidentifikasi mandat organisasi;
  3. Memperjelas misi dan nilai-nilai organisasi;
  4. Menilai lingkungan eksternal: peluang dan ancaman;
  5. Menilai lingkungan internal: kekuatan dan kelemahan;
  6. Mengidentifikasi isu strategis yang dihadapi organisasi;
  7. Merumuskan strategi untuk mengelola isu-isu;
  8. Menciptakan visi organisasi yang efektif bagi masa depan.

Langkah 1: Memprakarsai dan menyepakati suatu Proses Perencanaan Strategis.

Pada langkah ini merupakan langkah  menegosiasikan kesepakatan untuk menyelenggarakan perencanaan strategis dengan orang-orang penting pembuat keputusan (decision makers) atau pembentuk opini (opinions leaders) dan para stakeholder baik internal maupun eksternal. Dukungan dan komitmen mereka merupakan hal yang sangat penting jika perencanaan strategis ingin berhasil.  Keterlibatan orang-orang penting di luar organisasi adakalanya sangat krusial jika dalam implementasinya melibatkan banyak pihak di luar organisasi.

Dalam tahap inilah dibentuk kelompok pemrakarsa, yang salah satu tugasnya menetapkan secara tepat siapa saja yang tergolong orang-orang penting pembuat keputusan. Tugas berikutnya adalah menetapkan orang, kelompok, unit atau organisasi manakah yang harus dilibatkan dalam penyusunan perencanaan strategis ini.

Selanjutnya dalam kesepakatan ini harus mencakup: maksud upaya perencanaan; langkah-langkah yang dilalui dalam proses; bentuk dan jadwal pembuatan laporan; peran, fungsi dan keanggotaan suatu kelompok atau komite yang berwenang mengawasi upaya tersebut; peran, fungsi dan keanggotaan tim perencana strategis; dan komitmen sumber daya yang diperlukan bagi keberhasilan perencanaan strategis.

Langkah 2: Memperjelas Mandat Organisasi.

Mandat formal dan mandat informal yang berada pada suatu organisasi merupakan keharusan yang dihadapi. Mandat formal adalah tugas dan fungsi dari suatu organisasi yang tercantum dalam undang-undang, peraturan-peraturan, piagam, pasal-pasal ataupun perjanjian-perjanjian yang mengikat dalam surat keputusan. Mandat informal adalah norma-norma yang menjadi pegangan beroperasinya organisasi yang tidak kalah mengikatnya.

Langkah 3: Memperjelas Misi dan Nilai-nilai.

Misi organisasi, yang berkaitan erat dengan mandat yang harus dilaksanakan, merupakan deskripsi tentang apa-apa yang harus dilakukan dalam rangka mengemban mandat organisasi. Rumusan misi harus dapat menjawab enam pertanyaan:

  1. Siapakah kita ini sebagai organisasi (komunitas)?
  2. Secara umum, kebutuhan dasar sosial dan atau politik apa yang akan organisasi kita penuhi?
  3. Secara umum, bagaimana kita bekerja untuk mengantisipasi dan merespon kebutuhan-kebutuhan di atas?
  4. Bagaimana kita harus memberikan respon terhadap stakeholder kunci?
  5. Apa filosofi dan nilai-nilai inti kita? (menentukan integritas organisasi)
  6. Apa yang membuat organisasi kita unik/beda dengan organisasi yang lain?

Misi harus dirumuskan melalui diskusi yang panjang dengan melibatkan para stakeholder, sehingga diperoleh rumusan yang komprehensif. Nilai-nilai dimaksud dalam hal ini adalah norma-norma yang tumbuh dan berkembang serta dipelihara yang menjadi spirit organisasi dalam melaksanakan fungsinya, misal kejujuran, demokratis, keterbukaan/transparansi, tanggung jawab, dsb.

Langkah 4: Menilai Lingkungan Eksternal

Menilai lingkungan eksternal adalah tindakan mengeksplorasi lingkungan di luar organisasi untuk mengindetifikasi peluang dan ancaman. Lingkungan eksternal merupakan faktor-faktor yang diluar kontrol organisasi, meliputi kecenderungan politik, ekonomi, sosial budaya dan teknologi (PEST), kelompok masyarakat yang harus dilayani, dan pesaing (competitor). Anggota-anggota majelis sekolah yang berasal dari luar sekolah, misal asosiasi profesi, praktisi industri pada umumnya lebih tajam dalam menilai faktor eksternal.

Langkah 5: Minilai Lingkungan Internal

Menilai lingkungan internal adalah upaya mengenali kekuatan dan kelemahan yang ada dalam organisasi. Kita dapat mengenalinya dari sumber daya (inputs), strategi yang dijalankan sekarang (process), dan kinerja (outputs).

Langkah 6: Mengidentifikasi Isu Strategis

Mengidentifikasi isu merupakan langkah yang sangat penting guna mengetahui persoalan kritis yang sesungguhnya dihadapi organisasi. Dengan mempertimbangkan mandat, misi dan nilai, kekuatan dan kelemahan internal, peluang dan ancaman eksternal akan dapat kita identifikasi persoalan kritis organisasi. Pernyataan isu strategis harus mengandung tiga unsur: Pertama, isu harus disajikan dengan ringkas, cukup satu paragrap dan disajikan dalam kalimat tanya.  Kedua, faktor yang menyebabkan sesuatu isu menjadi persoalan kebijakan penting harus didaftar, yang mencakup aspek mandat, misi, nilai-nilai, kekuatan dan kelemahan, peluang dan ancaman. Ketiga, konsekuensi kegagalan dalam menghadapi isu harus merupakan taruhan hidup dan matinya organisasi.

Ada tiga pendekatan dasar untuk mengenali isu strategis: pendekatan langsung (direct approach), pendekatan sasaran (goals approach) dan pendekatan visi keberhasilan (vision of success).

Pendekatan langsung, merupakan proses mengidentifikasi isu dengan cara meruntut dari uraian mandat, misi dan analisis SWOT, sehingga dirumuskan isu strategis organisasi. Pendekatan ini akan sangat baik apabila tidak ada kesepakatan sasaran sebelumnya, tidak ada visi keberhasilan dan tidak ada otoritas hirarkhi yang memaksakan sasaran. Pendekatan ini juga amat baik untuk menghadapi lingkungan yang sangat bergolak. Pendekatan sasaran, lebih sejalan dengan teori perencanaan konvensional, yang menetapkan bahwa organisasi harus menetapkan sasaran dan tujuan bagi dirinya, kemudian mengembangkan strategi untuk mencapainya. Pendekatan visi keberhasilan, dalam pendekatan ini organisasi mengembangkan suatu gambar yang terbaik atau ideal mengenai dirinya sendiri di masa depan sebagai organisasi yang sangat berhasil mewujudkan misinya. Sehingga isu strategis sebagai diskripsi tentang bagaimana organisasi harus beralih dari jalannya sekarang, menuju bagaimana organisasi akan memandang dan berjalan sesuai dengan visinya.

Langkah 7: Merumuskan Strategi untuk Mengelola Isu-isu

Strategi didiefinisikan sebagai pola tujuan, kebijakan, program, tindakan, keputusan atau alokasi sumber daya yang menegaskan bagaimana organisasi, apa yang dikerjakan organisasi, dan mengapa organisasi harus melakukan hal tersebut. Strategi dapat berbeda-beda karena kerangka tingkat, fungsi dan waktu.

Pengembangan strategi dimulai dengan identifikasi alternatif praktis, dan impian atau visi untuk memecahkan isu strategis. Selanjutnya, kita memerinci hambatan yang kemungkinan dihadapi untuk mencapai alternatif, impian atau visi tersebut. Setelah identifikasi alternatif, impian atau visi bersama-sama dengan hambatan tersusun, langkah berikutnya kita mengembangkan usulan pokok untuk mencapai alternatif, impian atau visi secara langsung atau tidak langsung dengan cara mengatasi hambatan. Setelah usulan utama diajukan, kemudian kita mengidentifikasi tindakan-tindakan yang diperlukan dalam dua hingga tiga atau empat/lima tahun mendatang. Terakhir kita menyusun program kerja yang terperinci untuk setiap tahunnya.

Strategi yang efektif harus memenuhi beberapa kriteria: pertama, secara teknis strategi harus dapat bekerja (dilaksanakan) untuk menghadapi isu strategis; kedua, secara politis dapat diterima oleh para stakeholder kunci; dan ketiga, strategi harus menjadi etika, moral dan hukum organisasi.

Langkah 8: Menciptakan Visi Organisasi yang Efektif untuk Masa Depan

Langkah terakhir dalam proses perencanaan strategis adalah mengembangkan deskripsi mengenai bagaimana seharusnya organisasi itu sehingga berhasil mengimplementasikan strateginya dan mencapai seluruh potensinya. Deskripsi inilah yang disebut “Visi Keberhasilan” organisasi.  Secara khusus yang termasuk dalam deskripsi ini adalah misi organisasi, strategi dasarnya, kriteria kinerjanya, beberapa aturan keputusan penting, dan standar etika yang diharapkan oleh seluruh pegawai.
Visi keberhasilan harus singkat – tidak lebih dari beberapa halaman – dan memberi ilham. Orang-orang diilhami oleh visi yang jelas dan kuat yang disampaikan dengan penuh keyakinan. Jadi, visi itu menfokus kepada masa depan yang lebih baik, mendorong harapan dan impian, menarik nilai-nilai umum, menyatakan hasil yang positif, menekankan kekuatan kelompok yang bersatu, mengemukakan entusiasme dan kegembiraan.

Sumber: http://ngatimin.weebly.com/3/post/2012/02/peran-langkah-penyusunan-renstra.html

Empat Langkah Menyusun Rencana Strategis

Empat Langkah Menyusun Rencana Strategis

Anda perlu membuat sebuah rencana … sebuah rencana strategis. Ini adalah cetak-biru dari kegiatan, strategi dan rencana kerja bagi organisasi anda atau bisnis anda yang dirancang agar anda bisa meraih tujuan anda secara efisien, bijaksana, dan berbiaya efektif. Rencana Strategi sebaiknya dibuat dengan mengikuti pendekatan empat langkah sederhana:

a.      Membuat MISI

Misi adalah versi ringkas dari keseluruhan rencana anda. Misi harus merangkum dengan jelas siapa anda, apa tujuan yang ingin anda raih dan bagaimana anda akan melakukannya. Jangan terlalu panjang dan rumit. Seperti namanya, misi harus ringkas: sebuah ‘pernyataan’ .

b.      Mengidentifikasi TUJUAN (GOAL) yang akan membimbing anda kepada misi

Tujuan merupakan turunan dari misi. Segala sesuatu dalam misi yang menunjukkan organisasi anda harus ‘berada ditempat tertentu’ (mencapai hal pada tahap tertentu) selama jangka waktu tertentu membutuhkan tujuan. Contohnya, jika misi organisasi anda menyatakan bahwa organisasi akan menjadi ‘penyedia utama pelayanan jasa konsultasi di Indonesia’, maka salah satu tujuan anda seharusnya adalah ‘meningkatkan pasar jasa konsultasi menjadi X% pada tahun 20XX’.

c.      Menentukan SASARAN (OBJECTIVES) yang akan membantu anda meraih tujuan

Sasaran adalah sesuatu yang mendorong anda mencapai tujuan. Tanpa sasaran maka cita-cita anda hanya akan mengapung di angkasa dan tidak akan pernah tercapai. Sasaran menjadi cara untuk mencapai tujuan dan pada akhirnya mencapai misi anda.

d.      Membuat RENCANA KERJA yang mendorong anda mencapai sasaran

Rencana kerja tidak selalu tercantum dalam rencana strategi, tetapi pasti ada gunanya. Sayangnya, rencana kerja juga sangat menyita waktu. Sebuah rencana kerja adalah penjelasan terinci tentang kegiatan tertentu yang diperlukan untuk memenuhi sasaran yang direncanakan. Rencana kerja mencakup permasalahan tertentu dan pada dasarnya dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

  • Apa yang harus dikerjakan?
  • Bagaimana mengerjakannya?
  • Siapa yang akan mengerjakannya?
  • Kapan pekerjaan itu akan diselesaikan?

Rencana kerja harus bisa memenuhi kebutuhan sendiri secara nyata, misalnya anda harus bisa mengambil salah satu bagian rencana strategis dan menyerahkannya kepada seseorang yang mengetahui dengan tepat apa yang harus dikerjakan tanpa perlu melihat rencana strategis secara keseluruhan.

Jadi, untuk merangkum semua hal di atas, bahkan sebelum anda sampai pada penjelasan proyek secara terinci, lembaga donor ingin tahu hal-hal berikut ini dari anda:

  • Nama dan posisi anda dalam organisasi atau proyek.
  • Nama organisasi dan alamat kontak lengkapnya.
  • Komunitas yang anda layani dan hubungan anda dengan mereka.
  • Misi, tujuan, dan strategi organisasi.
  • Struktur lembaga anda dan siapa saja yang ada didalamnya.
  • Tingkat keahlian staf dan/atau sukarelawan yang terlibat.
  • Kekuatan khusus anda sebagai sebuah organisasi dalam konteks dibagian mana fungsi anda.
  • Riwayat anda sehubungan dengan dampak, kompetensi, proyek dan pengelolaan keuangan.

Demi untuk menambah transparansi dan akuntabilitas mereka, organisasi-organisasi Brasil mempublikasikan laporan keuangan mereka di koran-koran utama negeri itu dan juga di situs web lembaga mereka. Laporan tahunan juga tersedia dan bisa di-download. Ada juga inisiatif dari Brazilian institute of Social and Ekonomic Analyses (IBASE= Institut Analisis Sosial dan Ekonomi Brasil), yang telah mengembangkan suatu alat yang dinamakan ‘Social Balance’ bagi LSM-LSM di Brasil. Oxfam

Disarikan dari buku: Buklet Organisasi yang Sehat dan Dapat Dipercaya (Buklet 1 dari 11 Seri Pengerahan Sumber Daya), Penulis: Nina Doyle, Halaman: 14-16.

Sumber: http://lingkarlsm.com/2012/11/empat-langkah-menyusun-rencana-strategis/ 

Langkah Strategis Menuju Masa Depan

Langkah Strategis Menuju Masa Depan

Sebuah perusahaan atau organisasi memiliki tujuan untuk menjadi lebih baik dan lebih besar dalam perkembangannya ke depan. Keberhasilan sebuah perusahaan atau organisasi bergantung pada banyak faktor. Salah satu faktor yang mempengaruhi keberhasilan sebuah perusahaan atau organisasi, yaitu perencanaan strategis.

Secara umum, perencanaan strategis dapat diartikan sebagai proses pengambilan keputusan strategis oleh sebuah perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan dari perencanaan yang telah direncanakan. Dalam hal ini, langkah strategis yang diambil dalam sebuah perencanaan strategis mengandalkan segala aspek yang ada di perusahaan atau organisasi tersebut, misalnya pemberdayaan sumber daya (modal dan /man power/ atau SDM).

Dalam melakukan langkah strategis, dapat digunakan berbagai analisis bisnis. Analisis bisnis tersebut antara lain analisis SWOT (/Strengths, Weakness, Opportunities, dan Threats/), PEST (/Political, Economic, Social, Technology/), dan STEER (/Socio-cultral, Technoligical, Economic, Ecological, Regulotry/). Langkah strategis yang biasa diambil ini biasanya untuk jangka waktu yang panjang, misalnya untuk jangka waktu 5-10 tahun.

Perencanaan Strategis Menurut Para Pakar

Definisi perencanaan strategis telah diungkapkan oleh banyak pakar. Menurut Kezner, perencanaan strategis adalah sebuah alat manajemen yang dipakai untuk mengelola kondisi saat ini menjadi lebih baik dan lebih maju pada masa yang akan datang.

Sementara itu, Brown menjelaskan bahwa untuk mencapai goal dari strategi yang telah diambil atau ditetapkan, seluruh pendukung perusahaan, mulai dari atasan hingga bawahan harus bekerja dalam sebuah system yang ada dalam perencanaan strategis.

Perencanaan strategis secara eksplisit berhubungan langsung dengan dengan manajemen perubahan. Hal ini telah dibuktikan dengan hasil penelitian yang mengatakan bahwa /strategic planning/ adalah suatu rangkaian proses yang mengedepankan inovasi untuk perubahan yang lebih baik. Jika perubahan tanpa diikuti dengan adanya inovasi, langkah strategis yang telah diambil bisa dikatakan gagal.

Dalam proses perencanaan strategis, menjalankan pengembangan program-program strategis akan mencapai cita-cita perusahaan secara efektif dan efisien. Dalam dunia usaha, analisis bisnis dengan mengembangkan perencanaan strategis mulai dikenal pada era 1950-an. Namun pada awalnya, sebagian besar perusahaan yang mengembangkan strategi perencanaan mengalami kegagalan.

Manfaat Perencanaan Strategis

Perencanaan untuk mengambil langkah strategis bukan tanpa tujuan. Perusahaan atau organisasi yang mengambil langkah strategis memiliki tujuan, yaitu goal positif untuk kemajuan perusahaan atau organisasi. Berikut ini manfaat dari pengambilan langkah strategis bagi perusahaan atau organisasi.

  1. Memberikan kerangka kerja untuk mengembangkan anggaran tahunan perusahaan atau organisasi
  2. Sebagai pengembangan manajemen
  3. Sebagai mekanisme untuk memaksa atasan untuk memikirkan langkah jangka panjang perusahaan atau organisasi
  4. Sebagai alat untuk mensejajarkan manajer dengan langkah strategis jangka penjang perusahaan atau organisasi

Berikut ini rincian dari manfaat perencanaan strategis yang telah dijelaskan secara garis besar di atas.

1.      Kerangka Kerja untuk Pengembangan Anggaran

Suatu anggaran perusahaan membutuhkan komitmen sumber daya untuk tahun ke depannya. Oleh sebab itu, penting halnya untuk manajemen untuk membuat komitmen sumber daya agar menghasilkan ide yang jelas untuk langkah perusahaan ke depannya. Suatu perencanaan strategis diharapkan menyediakan keranagka kerja yang lebih luas. Dengan demikian, manfaat langkah strategis perusahaan ini dapat memfasilitasi anggaran yang efektif.

2.      Alat Pengembangan Manajemen

Perencanaan strategis pun bermanfaat sebagai alat dalam manajemen perusahaan. Sebagai alat manajemen dalam hal pendidikan dan pelatihan manajemen unggul, perencanaan langkah strategis diharapkan dapat melengkapi para manajer untuk mengembangkan pemikiran tentang strategi dan pelaksanaan dari strategi tersebut. Dapat dikatakan bahwa proses dalam sebuah perencanaan strategis lebih penting daripada /output/ yang dihasilkan perencanaan pengambilan langkah strategis.

3.      Mekanisme Memaksa Manajeman Berpikir Jangka Panjang

Para manajer perusahaan cenderung mengalami kekhawatiran tentang masalah-masalah taktis dan pengelolaan urusan bisnis yang rutin dibandingkan dengan melakukan atau menciptakan terobosan untuk masa depan perusahaan. Proses pengambilan langkah strategis formal ini memaksa para manajer untuk meluangkan waktu dan kesempatannya agar memikirkan berbagai masalah jangka panjang.

4.      Alat untuk Mensejajarkan Manajer dengan Strategi Perusahaan

Debat, diskusi, dan negosiasi yang terjadi dalam proses /perencanaan strategis/ dapat menyatukan dan mensejajarkan kedudukan manajer dengan strategis tersebut. Pembuatan rencana strategis mengungkapkan bahwa segala macam keputusan yang bersifat individual tidak menciptakan suatu keseluruhan yang memuaskan.

Proses Perancanaan Strategis

Dalam sebuah perusahaan, periode operasi perusahaan dijalankan sesuai dengan tahun kalender. Proses pengambilan langkah strategis ini dilakukan sebelum pembuatan anggaran tahunan. Berikut ini langkah-langkah dalam perencanaan strategis.

1. Meninjau dan memperbaharui rencana strategis

2. Memutuskan asumsi dan pedoman

3. Iterasi Rencana strategis baru (I)

4. Analisis

5. Iterasi Rencana strategis baru (II)

6. Meninjau dan menyetujui

1.      Meninjau dan Memperbaharui Rencana Strategis dari Tahun Lalu

Selama satu tahun, keputusan yang mengubah rencana pengambilan langkah strategis dibuat. Manajemen dapat memutuskan kapan saja jika kebutuhan akan hal tersebut ada. Secara konsep, dampak dari keputusan jangka panjang tersebut sebaiknya dimasukkan dalam rencana pengambilan langkah strategis yang sifatanya segera setelah keputusan itu diambil. Jika rencana pengambilan langkah strategis itu tidak dijalankan dengan baik, rencana tersebut tidak lagi mencerminkan langkah yang akan ditentukan atau langkah yang akan diamabil oleh perusahaan. Khususnya, rencana itu tidak mencerminkan dasar untuk menguji langkah strategis dan program yang dihasilkan dari perencanaan strategis tersebut.

2.      Memutuskan Asumsi dan Pedoman

Rencana strategis yang telah diperbaharui, memasukkan berbagai asumsi luas, seperti pendapatan dari Produk Domestik Bruto (PDB), tarif tenaga kerja, tingkat suku bunga, harga jual, dan kondisi pasar. Asumsi-asumsi tersebut diperiksa kembali dan jika memungkinkan dapat diubah dengan memasukkan informasi paling terakhir.

3.      Iterasi Rencana Strategis (I)

Dengan memakai asumsi, pedoman, dan tujuan tersebut, unit bisnis dan unit lainnya membuat desain awal dari langkah perencanaan strategis. Dalam rencana pengambilan langkah strategis ini memasukkan rencana operasi yang berbeda dengan rencana yang telah dijalankan sekarang ini, misalnya perubahan dalam strategi pemasaran. Dalam perencanaan langkah strategis, staf bagian bisnis mayoritas melakukan pekerjaan yang bersifat analisis. Sementara itu, manajer bisnis melakukan pengambilan keputusan dalam strategi perencanaan.

4.      Analisis

Ketika atasan atau kantor pusat (/Head Office/) menerima rencana yang diajukan unit bisnis, kantor pusat akan melakukan penyatuan menjadi suatu perencanaan langkah strategis secara keseluruhan. Dalam sebuah perusahaan, ada staf pemasaran dan perencanaan. Staf ini berfungsi sebagai bagian yang menganalisis secara mendalam dalam sebuah perencanaan strategis. Unit bisnis yang merencanakan langkah strategis perusahaan ini, misalnya merencanakan strategi pemasaran baru. Dalam strategi pemasaran baru tersebut, akan memecahkan bagaimana caranya agar penjualan yang dihasilkan akan sebesar dengan hasil yang direncanakan dalam rencana strategis.

5.      Iterasi Rencana Strategis (II)

Analisis dari perencanaan bisnis yang telah jalan pasti memerlukan revisi jika terjadi masalah dalam perencanaannya. Revisi perencanaan langkah strategis ini tidak hanya dalam satu unit bisnis saja, tapi juga bisa berdampak pada perubahan asumsi anggaran yang berakibat pada terpengaruhnya semua unit bisnis. Itulah penjelasan mengenai perencanaan bisnis dalan perusahaan atau organisasi. Intinya, langkah strategis diambil perusahaan atau organisasi untuk mengembangkan dan memajukan perusahaan. Perencanaan strategis ini biasanya dilakukan dalam periode jangka panjang (5 tahun-10 tahun).

Sumber: http://www.anneahira.com/perencanaan-strategis.htm

 

One Response to "Bagaimana Menyusun Rencana Strategis Organisasi Sosial?"

  1. aan kunia saroh Posted on 21 November 2013 at 08.45

    makasih banyak yaa :)

Tinggalkan Balasan