Monitoring & Evaluation Dasar

Categories: Materi

Monitoring adalah program atau intervensi dalam pelibatan pengumpulan data rutin yang mengukur progres kearah pencapaian tujuan program. Monitoring terkadang merujuk sebagai Evaluasi proses, karena lebih fokus kepada proses implementasi. Sedangkan evaluasi adalah mengukur seberapa bagus aktivitas yang dilakukan memenuhi tujuan yang diharapkan. Evaluasi dapat dilakukan di awal program; pertengahan program atau di akhir program.

Sistem Monitoring & evaluasi adalah sebuah rencana untuk memadukan berbagai alat pengumpulan dan analisa data secara sistematik. Monitoring & evaluasi menentukan apa (data), bagaimana (metode), siapa (orang/tim), seberapa sering (Jadwal/schedule). Monitoring & evaluasi diperlukan untuk membandingkan hasil dengan biaya yang dikeluarkan, bukan semata pengumpulan data & analisa : tapi untuk membuat keputusan, berguna sebagai system penanda bahaya, sebagai bahan informasi pemasaran organisasi.

Monitoring & evaluasi menjadi penting karena menyediakan informasi bagi para pembuat kebijakan berkaitan dengan operational program dan service delivery berdasarkan bukti-bukti yang objektif, memastikan penggunaan sumber daya yang paling efektif dan efisien, menilai secara objektif kepada siapa program mempunyai impact, lebih efektif pada area seperti apa dan di mana koreksi dibutuhkan sebagai pertimbangan dan memenuhi pelaporan institusi dan permintaan dari lembaga lain dan untuk meyakinkan donor bahwa investasi mereka telah berjalan baik atau adanya alternatif pendekatan yang harus dipertimbangkan?.

Yang dapat dijawab dengan Monitoring & evaluasi adalah apakah pelaksanaan program sesuai dengan yang direncanakan, apakah target populasi (beneficiaries) mendapatkan benefit dari program dan pada biaya berapa, aktifitas yang mana dari program yang lebih efektif dan/atau kurang efektif dan dapat meningkatkan outcome dan dihubungkan kepada besaran effort bagi program?.

Monitoring & evaluasi adalah proses terus-menerus yang dilakukan selama waktu program. Agar menjadi lebih efektif, monitoring & evaluasi harus direncanakan pada tahapan desain program, termasuk waktu, dana, dan personil. Monitoring seharusnya dilakukan di setiap tahapan program, melalui pengumpulan data, penganalisaan dan digunakan secara kontinu. Seangkan evaluasi biasanya dilaksanakan diakhir program. Bagaimanapun juga, evaluasi harus direncanakan di awal program karena bergantung pada pengumpulan data sepanjang program, maka data baseline menjadi penting.

Ciri – ciri monitoring adalah proses reguler atau dilakukan secara reguler, membutuhkan pengumpulan data secara bersamaan di suatu waktu sepanjang cycle program, termasuk di awal seperti penyediaan baseline dan dapat digunakan untuk menentukan apakah perlu ada penyesuaian dalam melaksanakan kegiatan selama implementasi program dalam kaitannya untuk memperbaiki/meningkatkan program. Monitoring juga terkadang dapat merujuk pada proses evaluasi, karena berfokus pada proses implementasi dan menanyakan pertanyaan kunci seperti: Seberapa baik program telah diimplementasikan, berapa banyak variasi pelaksanaan dari satu lokasi dengan lokasi lainnya, apakah program memberikan keuntungan/benefit kepada orang yang dituju, seberapa besar biaya yang dikeluarkan? Sebagai catatan monitoring selalu digunakan untuk penghitungan, pentraking, dan pengumpulan, sebagai contoh: menghitung jumlah klien yang hadir atau petugas kesehatan yang telah dilatih, mentraking jumlah kondom yang didistribusikan, mengumpulkan data pasien di klinik.

Tujuan monitoring yaitu memastikan bahwa inputs, kegiatan, dan outputs diproses sesuai rencana, menyediakan rekaman inputs, kegiatan, dan hasil, memperingatkan ada penyimpangan goals, membantu (manajer) mengambil keputusan.

Untuk pengertian evaluasi lebih jauh adalah Mengadili (judge value, merit, worth) dalam istilah: relevansi, efektivitas, efisiensi, dampak. Tujuan dari evaluasi adalah Untuk mengukur perbedaan outcome yang terjadi antara daerah yang menerima intervensi dengan daerah yang tidak menerima intervensi yang dikenal sebagai “impact” dan mengukur perbedaan ini seringkali disebut atau dapat juga disebut “impact Evaluation”. Sebagai catatan, evaluasi menjadi penempaan dasar untuk membantu mengambil keputusan memahami bagaimana, dan sejauh apa, secara khusus program bertanggungjawab, mengukur hasil. Evaluasi membutuhkan pengumpulan data di awal program (membutuhkan baseline), lalu pengumpulan data kembali di akhir, daripada dilakukan secara berulang dalam masa pelaksanaan program, kontrol atau group pembanding bertujuan agar dapat mengukur telah terjadi perubahan dalam pencapaian outcome yang dapat disebabkan oleh program, study design yang harus terencana secara baik.

Ada 3 tahap dalam evaluasi, yaitu:

  • Tahap perencanaan dilakukan sebelum ditetapkannya rencana pembangunan, tujuannya untuk memilih dan menentukan skala prioritas dari berbagai alternatif dan kemungkinan cara mencapai tujuan dan telah dirumuskan sebelumnya.
  • Tahap pelaksanaan dilakukan pada saat pelaksanaan rencana pembangunan, tujuannya untuk menentukan tingkat kemajuan pelaksanaan rencana dibandingkan dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
  • Tahap pasca pelaksanaan dilaksanakan setelah pelaksanaan rencana berakhir, tujuannya untuk melihat apakah pencapaian (keluaran/hasil/dampak) program mampu mengatasi masalah pembangunan yang ingin dipecahkan. Untuk menilai efisiensi (keluaran dan hasil dibandingkan masukkan), efektivitas (hasil dan dampak terhadap sasaran), ataupun manfaat (dampak terhadap suatu kebutuhan) dari suatu program.

Evaluasi memberikan informasi tentang strategi, operasi dan pembelajaran. Perlu diketahui, satu aturan praktis yaitu 5% – 10% dari budget project harus dialokasikan untuk monitoring dan evaluasi.

Yang juga terkait dalam monitoring & evaluasi adalah indikator. Indikator merupakan rambu-rambu perubahan di sepanjang jalan pembangunan. Indikator harus dapat menggambarkan apakah jalur yang kita lalui dalam melakukan kegiatan pembangunan sudah tepat atau belum. Indikator adalah variabel kuantitatif atau kualitatif yang sederhana dan dapat diandalkan untuk mengukur prestasi/hasil/capaian, untuk merefleksikan perubahan atas hasil dari sebuah intervensi, atau untuk membantu menilai kinerja organisasi terhadap hasil yang ditetapkan. Indikator diperlukan untuk memantau kemajuan. Kemajuan perlu dipantau pada semua tingkat sistem untuk memberikan umpan balik terhadap keberhasilan atau terhadap hal-hal di mana perbaikan mungkin diperlukan di setiap daerah.

Beberapa manfaat indikator diantaranya adalah Memberi informasi kepada para pembuat kebijakan mengenai program yang sedang berlangsung atau mengenai bagaimana program tersebut dijalankan, mengukur kemajuan atau capaian suatu program pembangunan yang dapat dipahami oleh berbagai pemangku kepentingan, memperjelas konsistensi antara kegiatan, output, outcomes, dan impact, memastikan legitimasi dan akuntabilitas program kepada semua pemangku kepentingan dengan menunjukkan kemajuan dan menjadi alat untuk melakukan penilaian atas kinerja program dan pelaksana program tersebut. Indikator yang baik harus SMART, yaitu Specific: indikator harus cukup spesifik untuk mengukur kemajuan untuk mencapai hasil yang diharapkan, Measurable: indikator harus dapat diandalkan dan jelas cara pengukurannya, Attainable: hasil yang ditargetkan oleh indikator tersebut harus realistis untuk dicapai, Relevant: indikator yang ditetapkan harus relevan dengan output dan outcome yang ingin dicapai, Time-bound: data yang tersedia harus dapat diperoleh dengan cara dan biaya yang efektif.

Beberapa macam indikator yaitu Indikator Kuantitatif, yang berkaitan dengan angka-angka dan pengukuran statistik. Biasanya, analisa indikator kuantitatif menggunakan angka (numbers, rate), persentase, rasio, dan lain sebagainya. Contoh: angka kematian ibu, % masyarakat yang berada di bawah garis kemiskinan, dsb, Indikator Kualitatif, merefleksikan pendapat masyarakat, opini, persepsi dan sikap mengenai suatu program. Terminologi yang biasa dipakai di dalam indikator kualitatif misalnya adalah kesesuaian terhadap sesuatu, kualitas suatu kegiatan, perluasan suatu program, dan lain sebagainya, Indikator Proxy, digunakan apabila data yang tersedia tidak dapat dikaitkan secara langsung dengan hasil suatu program. Contoh: perubahan persentasi angka rumah tangga yang mendapatkan pelayanan program pengentasan kemiskinan.

Metodologi yang dipakai dalam monitoring & evaluasi adalah Logical Framework Analysis (LFA), menyajikan seperangkat alat yang jika digunakan secara kreatif dapat bermanfaat untuk melakukan perencanaan, merancang, dan melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap program pembangunan. Titik fokus metode LFA adalah proses yang partisipatif, membangun komitmen stakeholders, melalui rangkaian kerjasama. Melalui proses tersebut, seperangkat daftar prioritas, rencana tindak lanjut dan rencana pemantauan dihadirkan. Yang kedua adalah Result Based Management (RBM), merupakan salah satu metode dalam kegiatan monitoring dan evaluasi yang sangat berguna untuk membantu para pembuat kebijakan dan pengambil keputusan melacak jejak perkembangan sebuah program dan menunjukkan hasilnya kepada para pemangku kebijakan. Fokus dari metode RMB bukan terletak pada input atau output tapi pada outcome dan impact. Dan yang ketiga adalah Outcome Mapping, berorientasi pada perubahan perilaku, interaksi antar pelaku pembangunan, serta melakukan pemetaan akan perubahan yang terjadi.

Instrumen yang dapat dipakai dalam monitoring & evaluasi adalah Kuesioner, berisi pertanyaan-pertanyaan yang relevan dengan indikator yang telah ditetapkan, Wawancara Mendalam atau Diskusi Kelompok Terpadu dengan menggunakan daftar pertanyaan yang relevan dengan indikator yang telah ditentukan, checklist yang berisi indikator-indikator yang relevan yang telah ditetapkan dan formulir monitoring lainnya. 

Tinggalkan Balasan